Kurzstudie Agiler Einkauf

Die Motivation

"Agile Methoden gewinnen in den Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Nicht nur in der IT-Entwicklung spielen Methoden und Prinzipien aus den Bereichen „Scrum“, „IT-Kanban“ und „Design Thinking“ eine immer gewichtigere Rolle. Vor dem Hintergrund von Herausforderungen und Chancen durch Digitalisierung, Globalisierung, Industrie 4.0 wird sich diese Entwicklung weiter verstärken. Gleichzeitig führen verschiedene Prinzipien wie rollierende Planung („Sprint Planning“), Auslieferung von Inkremente („potentially deliverable products“) und selbstorganisierte Teams zu neuen Konstellationen, die sich nicht ohne Weiteres mit den tradierten Ansätzen des Einkaufs optimal berücksichtigen lassen. („Festpreis-Problematik“, Werkvertrag, …). Die Studie untersucht, wie Einkaufsbereiche mit diesen Herausforderungen umgehen und wo Handlungsfelder, Chancen, Herausforderungen gesehen werden.

Prof. Dr. Ayelt Komus

Studieninitiator & Durchführung

Die Studie wurde durchgeführt von Prof. Dr. Ayelt Komus und dem Team der Hochschule Koblenz. Die Online-Umfrage war im Zeitraum vom 13.09.2016 bis 31.10.2016 zur Teilnahme freigeschaltet. Insgesamt nahmen 160 Personen an der Umfrage teil. Hieraus ergaben sich 50 für die Studie auswertbare Datensätze.

Ergebnisse der Studie / Highlights

  • Knapp drei Viertel der Befragten erwarten bei der Anwendung agiler Methoden grundlegende Veränderungen für den Einkauf.
  • Mehr als 85% der Befragten sehen sich als Einkäufer bezüglich agiler Methoden nicht gut aufgestellt.
  • „Akzeptanz der Veränderungen bei den Mitarbeitern im Einkauf“ wird von den Teilnehmern als die größte Herausforderungen bei der Weiterentwicklung des Einkaufs wahrgenommen.
  • Teilnehmer erwarten bei der „Abstimmung mit den Fachabteilung“ die weitreichendsten Veränderungen.
  • Teilnehmer erwarten die weitreichendsten Auswirkungen in den Bereichen, die Bezug zur Software- oder Produktentwicklung haben.
  • Für mehr als 60% der Befragten gleichen sich die Veränderungen und Herausforderungen von Industrie 4.0 und agiler Methoden.
  • Nur 6% der Befragten setzen sich derzeit aktiv und konstruktiv mit den Veränderungen durch Agile Methoden auseinander.

Beispiel-Darstellungen aus dem Projektbericht

Erkenntnisse / Empfehlungen für den agilen Einkauf

Aus den Studienergebnissen leiten sich 9 Empfehlungen ab die Chancen und Herausforderungen von Agilisierung und Digitalisierung zielgerichtet anzugehen:

1. Grundlagen vermitteln

Jeder Mitarbeiter/in im Team sollte verstehen, wir grundlegend die Veränderung ist, welches die fachliche Grundidee ist, welches grundlegenden Implikationen dies für den Einkauf hat und schließlich, dass diese Entwicklungen wertneutral sowohl Chancen als auch Risiken bedeuten.

→ Vermitteln Sie Grundlagen bzgl. agiler Methoden, Digitaler Transformation und ggf. Industrie 4.0!

 

2. Spezifische Situation verstehen

Eruieren Sie im Dialog mit den verschiedenen Unternehmensbereichen, wie und in welchem Umfang die agile / digitale Transformation die Prozesse und die Anforderungen an den Einkauf verändern wird.

→ Verschaffen Sie sich Klarheit über die spezifische Situation in Ihrem Unternehmen!

 

3. Zweckmäßige Differenzierung

Grundvarianten des Einkaufsprozesses und der Einkaufstrategien sollten unter anderem neben dem zu beschaffenden Gut/der zu beschaffenden Leistung Ihre tatsächliche Einkaufsmacht, wechselseitige Abhängigkeiten mit dem Lieferanten, sowie die Komplexität und Eignung des Gewerkes/der Leistung zur Beschreibung, vorab berücksichtigen.

→ Stellen Sie sicher, dass die Differenzierung in den Einkaufsprozessen und Strategien zweckmäßig gelebt wird!

 

4. Eng zusammenarbeiten

Agile Methoden leben von kleinen Schritten, kritischer Prüfung und Lernkurven. Dies gilt für alle Bereiche: Produkte, Methoden, Techniken und Technologien. Dies alles basiert auf einer engen und kurz-getakteten Interaktion. Beherzigen Sie dies auch bei der Ausrichtung auf dieses neue Thema. Suchen Sie gemeinsam nach einem für Ihre Organisation/Projekte passenden Weg.

→ Arbeiten Sie eng zusammen – vor allem mit Fachabteilung und Rechtsabteilung!

 

5. Skills und Vertragsarchitekturen entwickeln

Mit agile Methoden verändert sich die Bedeutung bestimmter Skills in Verhandlung, Vertragsabschluss und Begleitung. Neue Vertragsarchitekturen und Vorgehensweisen müssen entwickelt werden. Auch wenn jede agile Aktivität einzigartig ist. Entwickeln Sie Lösungsansätze. Üben Sie. Beobachten Sie. Lernen Sie.

→ Entwickeln Sie geeignete Skills und Vertragsarchitekturen!

 

6. Prozesse für agilen Einkauf fit machen

Agile Methoden und Industrie 4.0 sind schneller und wertorientierter als klassische Methoden. Agile Prozesse verändern die Rolle und den typischen Schwerpunkt des Einkaufs von einer einmaligen Einkaufsaktivität vor der Leistungserbringung hin zu einer nachhaltigen Begleitung auch während der Leistungserbringung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse in der Beschaffung mithalten können. Schaffen Sie die Basis damit Durchlaufzeit, Steuerungssicherheit und Transparenz in den Prozessen des Einkaufs der Realisierung der Vorteile agiler Methoden nicht im Weg stehen.

→ Machen Sie Ihre Prozesse fit für den agilen Einkauf!

 

7. Profile der Mitarbeiter reflektieren

Überlegen Sie, welche neuen Anforderungen die neuen Prozesse und Erfolgsfaktoren des Einkaufs bedeuten. An vielen Stellen werden veränderte Fähigkeiten und Neigungen an Bedeutung gewinnen. Reflektieren Sie vor diesem Hintergrund die Profile Ihrer Mitarbeiter und Kollegen. Überprüfen Sie die Personalentwicklungsmöglichkeiten und Auswahl-/Förderungs-Kriterien.

→ Reflektieren Sie die Persönlichkeitsprofile, Fähigkeiten und Neigungen Ihrer Mitarbeiter!

 

8. Agile Methoden nutzen

Agile Methoden haben sich nicht ohne Grund so breit durchgesetzt. Innovative Rechts- und Einkaufs-Abteilungen in Unternehmen nutzen bereits heute die Chancen agiler Methoden und Methodenelemente. Wirklich optimal unterstützen Sie die Beschaffung im agilen Kontext nur dann, wenn Sie die Vorteile agiler Methoden auch für sich nutzen.

→ Nutzen Sie agile Methoden auch in Ihren Prozessen!

 

9. Heute starten!

Agile Methoden bedeuten die kontinuierliche Weiterentwicklung, kontinuierliche Verbesserung. Es gibt also keinen Grund nicht bereits heute zu beginnen und den Lernprozess zu starten. Vermeiden Sie Paralyse durch Analyse – gerade im agilen Kontext.

→ Starten Sie heute!

 

Sie finden das Thema interessant und möchten noch mehr zu diesem Thema erfahren?

Intensiv-Workshops für Einkäufer

Welche Konsequenzen Agile Methoden und Digitalisierung für den Einkauf haben und wie der Einkauf diesbezüglich agieren sollte ist Gegenstand unseres Intensiv-Workshops „Agiler Einkauf – Agile Vertragsgestaltung“. http://www.process-and-project.net/agiler-einkauf